Microsoft SharePoint Service von Gentoec

Mit Windows SharePoint Services bietet Microsoft eine Intra-/Extranet-Lösung an, mit welcher der Informationsaustausch in Unternehmen und Organisationen intern wie auch extern einfach und ohne grossen technischen Aufwand entscheidend verbessert werden kann.

Was ist SharePoint Services?

SharePoint Services ermöglicht mit Hilfe verschiedener integrierten Funktionen beispielsweise

• Pflege von Dokumenten und Listen
• Termin- und Eventverwaltung, Ferien-/Abwesenheitskontrollen
• Verwalten von Kontakten
• Projektsteuerung und -überwachung
• Diskussionsplattformen
• Umfragen
• Call-Centers-Lösungen

Wer setzt bereits SharePoint Services ein?

Verschiedene Unternehmen und Organisationen setzen bereits auf Sharepoint Services basierte Lösungen ein (Auszug aus der Microsoft-Kundenreferenzliste):

• economiesuisse:
  Informationsportal beendet die doppelte Dokumentenablage
• Roche Diagnostics:
  Informations- und Projektportal
• Jungfraubahnen:
  Integriertes Informationsmanagement – von der Projektplattform bis zur Prozessabwicklung
• Schweizerische Bundesverwaltung:
  Schweizer Parlamentsdienste realisieren einfache und sichere Dokumentenverwaltung
• Migros:
  Effiziente Kommunikation und Koordination in Projekten

Ist das nur etwas für grosse Unternehmen?

Ja: Dass in der Referenzliste von Microsoft in erster Linie grosse Unternehmen/Organisationen auftauchen, dürfte nicht von Ungefähr kommen. Die ganze Prozessoptimierung, die neben der Software-Installation zu bewältigen ist, darf nicht unterschätzt werden.

Nein: Die Genotec Internet Consulting AG hat als erster Schweizer Internet Service Provider SharePoint als allgemein zugänglichen Service lanciert. Unter www.sharepointhosting.ch ist seit dem 13. Februar 2007 die SharePoint-Plattform online.

In dieser Lösung ist (neben allen Standard-SharePoint-Funktionalitäten) Microsoft Office bereits integriert. Der Zugriff auf gemeinsame Daten ist von überall her möglich. Viren- und Spamschutz sowie tägliche Backups aller Daten sorgen für Sicherheit und hohe Verfügbarkeit der Daten.

Sharepoint Hosting v3.0 kostet (abhängig vom Datenvolumen) zwischen CHF 9.90 und 39.90 monatlich. Aber niemand kauft die Katze im Sack: während 30 Tagen kann man den Service unverbindlich und kostenlos testen.

Machen wir die Probe aufs Exempel

Ich wurde eingeladen, den SharePoint-Service von Genotec zu testen (gegen einen kleinen Obolus, deshalb auch der Button “Sponsored” zu Beginn dieses Beitrags).

Ich habe mich für einen Testaccount angemeldet und konnte schon nach wenigen Minuten loslegen. Meine Eindrücke aus der praktischen Arbeit:

• Die Homepage/Starseite
  Auf der linken Seite die Übersicht der verfügbaren Seiten, in der Mitte die eigentlichen Inhalte der Teamwebsite; ganz oben rechts die Optionen, mit denen ich meine Teamwebsite konfigurieren kann (eigene Einstellungen, An- und Abmelden, Berechtigungen für andere Benutzer einstellen, Personalisierung der Website, eigenes Passwort ändern), etwas darunter ein Button “Websiteaktionen” (neue Bibliothek, Liste oder Website erstellen, Seite bearbeiten, Einstellungen der Website).
  Kurzbeurteilung: die Startseite ist übersichtlich, die Konfigurationsoptionen und die Websiteaktionen habe ich eher zufällig entdeckt (gibt es eigentlich ein Handbuch?), sind aber selbsterklärend.
• Webseiten erstellen/bearbeiten
  Ich möchte ein neues Dokumente erstellen, klicke auf “Dokumente / Freigegebene Dokumente / Neu / Neues Dokument”; es erscheint eine Fehlermeldung: ich könne nur mit dem Internet Explorer von Microsoft ein neues Dokument erstellen; (ich habe in über 1 Jahr den Firefox-Browser schätzen gelernt und möchte eigentlich nicht wieder zurück; tue es aber den-noch, um weiter testen zu können); mit dem Internet Explorer öffnet sich sofort mein Word, ich schreibe und speichere das Dokument (auf meiner SharePoint-Seite) ab – wow; das Hochladen eines Dokuments von meiner Festplatte funktioniert problemlos (auch mit Firefox), genauso wie das Erstellen eines Ordners (wie ich aber ein bestehendes Dokument in einen anderen Ordner verschieben kann, finde ich nicht heraus); und: kann ich nur Word-Dokumente erstellen, keine Excel-, PowerPoint- oder andere Dateien?
• Hilfe
  Diese Fragen führen mich natürlich zur Hilfe (?-Button oben rechts); leider ein Fehlschlag: “Die Hilfe kann nicht angezeigt werden. Technische Details: HC wurde nicht gefunden. (MS.WSS.manifest , 1031)” sagt mir das System. :-(
• Kalender, Aufgaben, Teamdiskussion
  Diese Funktionen sind sehr einfach zu benutzen und selbsterklärend (insbesondere für MS-Outlook-Benutzer, da die Systematik sehr ähnlich ist); das Anlegen von Terminen, Aufgaben und Teamdiskussionen geht schnell und problemlos
• Benutzer und Gruppen
  Hier können Benutzergruppen und Benutzer sowie deren Zugriffsrechte (z.B. auf einzelne Dokumente) definiert und gepflegt werden; leider schaffe ich es nicht, einen neuen Benutzer anzulegen (“Es wurde keine exakte Übereinstimmung gefunden.” was ja beim Anlegen eines neuen Benutzers widersinnig ist); vermutlich würde mir hier der Zugriff auf die Online-Hilfe, aber die ist ja leider nicht verfügbar.

Mein Fazit

1. Vom Ansatz her gefällt mir der SharePoint-Service. Insbesondere Menschen, die eng zusammenarbeiten müssen, sich aber nicht am selben Ort befinden, erhalten ein Tool zum effizienten Austausch von Informationen und für das gemeinsame Bearbeiten von (Schlüssel-)Dokumenten. Erfahrungsgemäss ist es aber mit dem Einsatz einer solchen Softwarelösung nicht getan: entscheidend für die Effektivität ist das Analysieren (und Anpassen) der Informationsprozesse (das Tool ist und bleibt auch hier nur Mittel zum Zweck).
2. Das schnelle Ausprobieren ist das eine. Wer aber die Lösung in einem produktiven Umfeld einsetzen will, wird einiges zu tun haben: die intergrierten Funktionen sind eine ausgezeichnetes Grundsortiment, mehr aber nicht. Zudem wird man vor der Implementierung um eine Schulung für alle (!) beteiligten Benutzer nicht herum kommen.
3. Die Funktionalitäten der integrierten Office-Umgebung beurteile ich so: Die spielend einfache Erstellung/Bearbeitung von Word-Dokumenten hat mich sehr beeindruckt. In einem komplexeren, projektorientierten Umfeld wird Word aber nicht genügen; hier wäre auch die Integration von Excel, Access, PowerPoint, MS Project oder sogar von Nicht-Microsoft-Produkten ideal. (Es kann aber sein, dass ich diese Funktionen mangels Online-Hilfe nicht entdeckt habe – man möge mich korrigieren, wenn ich hier falsch liege.)
4. Die von mir im Test festgestellten technischen Schwierigkeiten (wie auch die nicht funktionierende Online-Hilfe) dürften (hoffentlich) zur Kategorie “Kinderkrankheiten” gehören und bald bereinigt bzw. behoben sein. Dass einzelne Funktionen nur unter dem Internet Explorer funktionieren, finde ich extrem störend. Nicht, weil ich ein Firefox-Evangelist wäre, sondern weil dadurch der Zugang im produktiven Einsatz für einige Benutzer eingeschränkt bzw. verhindert werden könnte.
5. Das Angebot von Genotec (zwischen CHF 9.90 und 39.90) ist m.E. absolut vernünftig. Aber auch hier gilt: die Nutzung der SharePoint-Lösung ist nur ein Teil des Ganzen. Kosten für Prozessanalysen und -anpassungen, Schulung, Systempflege etc. müssen ebenfalls in Kosten-/Nutzen-Überlegungen mit einbezogen werden. (Ob Genotec auch Beratungsdienstleistungen in diese Richtung anbietet? Ich weiss es nicht.)

Zusammenfassend: Ein ausgezeichneter Lösungsansatz zur Verbesserung des Informationsflusses, wenn man auch den Prozessen ausserhalb des Tools das nötige Augenmerk schenkt!

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